1. Introdução

Na PORTAL, nós valorizamos e respeitamos a privacidade e proteção de dados pessoais. Por este motivo, reconhecemos que a sua gestão eficiente e registros são necessários para apoiar as principais funções de negócio, para cumprir com suas obrigações estatutárias e regulamentares, para assegurar a proteção da informação pessoal e, finalmente, para permitir a gestão eficaz da organização.

Nesta Política de Retenção, reconhecemos que a informação detida por mais tempo do que o necessário acarreta riscos e custos adicionais, e pode violar as normas e princípios de proteção de dados pessoais. A PORTAL só retém dados e informações por razões comerciais legítimas e legais, sempre em cumprimento à Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018), a seguir denominada como “LGPD".

2. Propósito

O propósito da presente Política de Retenção é definir os tipos de dados pessoais mantidos pela PORTAL, o período para o qual esses dados pessoais devem ser retidos, os critérios para estabelecer e revisar tais períodos, quando e como serão eliminados e os processos de eliminação desses registros.

Para obter maiores informações sobre outros aspectos da proteção de dados realizados pela PORTAL, consulte nossa Política de Proteção de Dados neste link: Política de Privacidade e Proteção de Dados

3. Objetivos

A LGPD determina obrigações à PORTAL, tendo em vista sua eventual atuação como Controladora de Dados Pessoais, de realizar o tratamento de dados pessoais de maneira justa, de notificar os titulares dos dados sobre a finalidade do tratamento e ainda, reter os dados pessoais por não mais do que o necessário para atingir a finalidade em questão.

Os objetivos e princípios da PORTAL em relação à retenção de dados são:

• Estabelecer limites para retenção de dados pessoais e garantir que eles sejam cumpridos;
• Garantir que a PORTAL cumpra integralmente as suas obrigações e respeite os direitos dos titulares de dados no âmbito da LGPD;
• Garantir o descarte seguro de dados pessoais;
• Assegurar-se de que os registros e documentos sejam retidos pelo período legal e contratual declarado de acordo com as regras ou orientações de cada órgão público;
• Mitigar riscos e/ou violações em relação a informações confidenciais.

4. Escopo

Esta Política se aplica a todas as pessoas que atuam na PORTAL, podendo ser um estagiário, colaborador permanente, por prazo fixo, temporário, funcionários, subcontratados ou sócios.

A adesão a esta Política é obrigatória e a não conformidade pode levar a uma ação disciplinar ou contratual.

5. Responsabilidades

A PORTAL e os responsáveis pelo tratamento dos dados pessoais dentro da empresa têm responsabilidade geral pela gestão de registros e dados gerados pelas atividades dos seus departamentos, notadamente para assegurar que os registros criados, recebidos e controlados no âmbito do seu departamento, além dos sistemas (eletrônicos ou não) e procedimentos que adotam são gerenciados de maneira a atender os objetivos desta política.

6. Tratamento de dados pessoais em conformidade com a LGPD

A PORTAL necessita coletar informações pessoais sobre candidatos a emprego, colaboradores, pessoas com quem trabalha e/ou tem relacionamento comercial, clientes e sócios visando realizar, de forma eficaz, as funções e atividades intrínsecas ao seu objeto social.

Este tipo de informação pode incluir, mas não está limitada, às seguintes categorias de Dados Pessoais: Dados de identificação, Informações de contato, Características pessoais, Documentos públicos, Registro de classe, Informações profissionais, Informações de ensino, Informações de antecedência, Informações Técnicas e Informações financeiras.

Eventualmente, podem ser solicitadas informações complementares para cumprir os requisitos legais aplicáveis, de forma que o compromisso da PORTAL com a privacidade e proteção de dados pessoais se mantém com os dados pessoais que já são tratados, como em relação àqueles que ainda serão solicitados.

7. Guias e procedimentos

A PORTAL mantém registro de dados de forma eficiente, sistemática e de acordo com os requisitos da Lei Geral de Proteção de Dados e demais legislação aplicável. A presente Política de Retenção de Dados é amplamente divulgada para garantir uma abordagem padronizada de retenção de dados e registros de gestão.

Os dados serão retidos para fornecer informações e evidências relacionadas às operações da PORTAL, de todos que atuam em seu quadro de trabalho, seus clientes, consulentes, prestadores de serviços e sócios. A finalidade dos dados regerá o período de sua retenção, o qual poderá ser consultado na Tabela de Períodos de Retenção de Dados, inserta ao final da presente Política de Retenção (ANEXO I).

Procedimento quanto a retenção de dados. Todos os dados pessoais tratados pela PORTAL são mantidos, armazenados e eliminados de acordo com as diretrizes legais. Para todos os dados e registros obtidos, utilizados e armazenados dentro da PORTAL, nós:

Realizamos revisões periódicas dos dados retidos, verificando a finalidade, validade, precisão e necessidade de retenção;

Estabelecemos datas para revisões periódicas dos dados retidos, como o estabelecimento do “clean up day”, por exemplo;

Estabelecemos e verificamos o período de retenção dos dados, com especial atenção nas seguintes áreas:

• Requisitos da empresa;
• Tipo de dados pessoais;
• Propósito do tratamento;
• Base legal para tratamento;
• Categorias de titulares de dados.

Quando não for possível definir um período de retenção legal de acordo com a LGPD, e/ou legislação correlata, a PORTAL identificará os critérios pelos quais o período possa ser determinado e fornecerá ao titular dos dados tal informação, quando solicitado.

Temos processos em vigor para garantir que os registros pendentes de auditoria, litígio ou investigação não sejam eliminados ou alterados.

Divulgações e avisos de privacidade (Política de Privacidade).

Suspensão da disposição dos dados. Caso a PORTAL receba qualquer solicitação legal de registros ou informações, qualquer colaborador se torne objeto de auditoria ou investigação ou, então, caso a PORTAL seja notificada de qualquer demanda judicial ou administrativa da qual seja parte, haverá a suspensão do descarte de quaisquer registros agendados até que sejamos capazes de determinar a exigência de tais registros pelas Autoridades competentes.

Armazenamento e acessos aos dados. Os documentos tratados pela PORTAL são sempre mantidos em local seguro, com acesso exclusivo ao pessoal autorizado. Uma vez decorrido o período de retenção, os documentos serão revisados, arquivados ou eliminados confidencialmente, a depender de sua finalidade.

Término do período de retenção. Uma vez que um registro ou dado tenha atingido a data estabelecida no período de retenção, o responsável deverá observar a Tabela de Período Retenção de Dados (ANEXO I) para providenciar o correto descarte.

Destruição e disposição de dados. Todos os dados pessoais e sensíveis, em papel ou mídia eletrônica, estão passíveis de serem destruídos de maneira segura quando não forem mais necessários, de modo a garantir a conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados e o dever de confidencialidade que devemos aos nossos colaboradores, clientes, prestadores de serviços e sócios. Sendo importante observar que todos que atuam em nome da PORTAL são treinados e aconselhados adequadamente sobre os procedimentos e controles em vigor.

Documentos físicos. Devido à natureza de nossos negócios, a PORTAL não possui como metodologia a utilização de documentos físicos que contenham dados pessoais, contudo, ainda que em pequena quantidade, tem o dever de garantir que tais papéis sejam eliminados de forma adequada e segura, devendo ser fragmentados antes de seu descarte.

A eliminação de dados eletrônicos deve ser organizada em conjunto com o prestador de serviços de TI, que irá assegurar a remoção de todas as informações para que não possam ser recuperadas.

Apenas o prestador de serviços de TI da PORTAL pode autorizar o descarte de qualquer equipamento tecnológico, após validação do sócio majoritário da PORTAL. O procedimento de descarte é totalmente auditável, envolvendo uma combinação de destruição eletrônica segura e métodos físicos de destruição para excluir permanentemente registros de dados antes do descarte do equipamento, com atenção para exclusão dos dados em eventual sistema de back up.

Correspondência interna e memorandos. Salvo disposição contrária à Política de Retenção ou no registro de períodos de retenção, as correspondência e memorandos internos devem ser mantidos pelo mesmo período que os documentos a que se referem.

Nos casos em que a correspondência ou memorandos não pertençam a documentos que já tenham sido atribuídos um período de retenção, eles devem ser excluídos ou destruídos quando o propósito e utilidade do conteúdo cessarem.

8. Eliminação do dado

Em circunstâncias específicas, os titulares dos dados têm o direito de solicitar que os seus dados pessoais sejam apagados, no entanto, a PORTAL reconhece que este não é um direito absoluto. Os titulares de dados têm apenas o direito de apagar os dados pessoais e impedir o processamento se uma das condições abaixo se aplicar:

• Quando os dados pessoais não são mais necessários em relação ao propósito para o qual foram originalmente coletados / tratados e não é aplicável a base legal de exercício regular de direito, prevista na LGPD;
• Quando o indivíduo retira o consentimento;
• Quando o indivíduo se opõe ao tratamento e não há interesse legítimo primordial para continuar o tratamento;
• Os dados pessoais forem processados ilegalmente;
• Os dados pessoais devem ser apagados para cumprir uma obrigação legal.

9. Monitoramento

A PORTAL está empenhada em garantir a conformidade contínua com a presente Política de Retenção de Dados e a qualquer legislação associada, bem como em realizar auditorias e monitoramentos regulares de nossos registros, gerenciamento, arquivamento e retenção. A PORTAL, como proprietária de ativos de informações, tem a tarefa de garantir a contínua conformidade e revisão de registros e dados dentro de suas atribuições.

10. Período de retenção

Conforme mencionado em toda a Política de Retenção, bem como de acordo com exigência legal, a PORTAL não deve reter quaisquer dados pessoais por período maior do que o necessário ao cumprimento do objetivo para o qual os dados foram coletados, mantidos e tratados. Deste modo, o ANEXO I à presente Política de Retenção estabelece os Períodos de Retenção de Dados que a serem observados.

Esta Política foi modificada pela última vez em 07 de setembro de 2026.

Anexo I – Tabela de Períodos de Retenção de Dados